タスクの点数化

以下は、ひそかにフォローしているよもぎさん(@yomocracy)さんのツイートです。

 

 

 優先順位がつけられない自分にとって、目からうろこでした。

で、今日ふと思いました。

「第一段階・第二段階でそれぞれ値を振って掛け算をすれば点数が出るので、優先順位を機械的に出すことができるのではないか?」

……ということで、少し考えてみました。

自分自身がやりやすい方法に改変して、かつ検証もほとんど行っていませんが、タスク管理の試行錯誤の備忘録として書いておきます。

 

 

〈値の設定〉

優先順位が低いほど値は低く、逆に優先順位が高いほど値を高く設定します。

まずは、よもぎさんの「第一段階」「第二段階」を、自分なりに再解釈します。

加えて、勝手に「第三段階」を設定しました。

第一段階 = target

  • 1: 自分のためだけのタスク
  • 2: 掃除当番など、社内のためのタスク
  • 3: 「上司・先輩に頼まれた」「(自分の)取引先が絡む」……のうち、どちらか1つだけ当てはまるタスク
  • 4: 上司・先輩から指示・指摘されていて、かつ(自分の)取引先が絡むタスク

第二段階 = person

  • 1: 自分ひとりだけで完結するタスク
  • 1.5: 自分に加えて取引先1社(あるいは自社の社員1人 etc.)で完結するタスク
  • 以降、2、2.5、3、……と、タスクに関わる人・組織が増えるたびに「+0.5

第三段階 = type

  • 1: 誰にも迷惑がかからない/かかっていないタスク
  • 1.5: 誰かに迷惑がかかる/かかっているタスク

第三段階は、端的には、「トラブル対処か否か」です。

 

 

〈例〉

それぞれのタスクを上の3つの段階で評価し、掛け算をして点数を出します。

以下は、私が溜めている実際のタスクです……。

例1 自社とA社が協力してB社へ提案する。私がA社にまだ見積もりを送っていないことを上司に注意された。

  • goal: 上司から指摘されていて、かつ自分の取引先が絡んでいるので 4
  • person: 自分とA社とB社が関わるので 1+0.5+0.5= 2
  • type: 今のところA社からは怒られてないので 1 でいいだろう
  • ということで、 4 × 2 × 1 = 8点

例2 C社に欠品のお知らせをしていた商品が入荷した! 連絡しよう。

  • goal: 自分の取引先が絡んでいるので 3
  • person: 自分とC社が関わるので 1+0.5= 1.5
  • type: 欠品させてしまったので 1.5
  • ということで、 3 × 1.5 × 1.5 = 6.75点

 例3 D社から最近発注が来ない。確認しよう。

  • goal: 自分の取引先が絡んでいるので 3
  • person: 自分とD社が関わるので 1+0.5= 1.5
  • type: ただの確認なので 1 
  • ということで、 3 × 1.5 × 1 = 4.5

例4 上司に「E社(私の取引先)からは今月発注来るの? 確認して」と言われた。

  • goal: 上司から指摘されていて、かつ自分の取引先が絡んでいるので 4
  • person: 自分とE社が関わるので 1+0.5= 1.5
  • type: ただの確認なので 1 
  • ということで、 4 × 1.5 × 1 = 6

……それぞれのタスクを点数に置き換えることができました。

 

〈ここまでできれば〉

あとは、1日のスケジュールに、点数の高い順にタスクを組み込めばいいのです。

優先順位は

  例1(8点) > 例2(6.75点) > 例4(6点) > 例3(4.5点)

……となります。

ちなみに、もっとも高い点数は person にもよります。

現実的にありそうなのは、「取引先と社内に迷惑をかけた件の対処」で、

  4 × 2.5 × 1.5 = 15点

……くらいでしょうか。

反対に、もっとも低い点数は、

  1 × 1 × 1 = 1点

……で、「引き出しの中の資料整理」みたいな、始業前などにやれるような簡単なタスクは、軒並み1点になるのではないでしょうか。

1点のタスクをまとめて処理するような時間を確保するのも、たまには必要だと思います。

「ちりも積もれば山となる」ですから。

こうしてみると、点数の高さは「精神がどのくらい削られるか」も反映しているように感じます。

15点。恐ろしい。

 

〈問題点〉

ただ、今のところ、この点数化のしくみでは「時間」がまったく考慮されていません。

「重要度」と「精神的負担」だけが考慮されていると言えます。

よもぎさんのツイートにあるとおり、関わる人が多いほど時間を割くことに越したことはありません。

一方で、ひょっとしたら、時間のかかる例1の見積もりを最後に置いといて、例2~3をとっとと終わらせてしまったほうがいいのかもしれません。

ただ、今日のところは、そこまで考える余裕がなかったのです()。

しばらく試してみて、不便を感じるようだったらまた考えてみます。

 

受容?

この前の木曜日、社内で1番信頼している直属の上司(ここでは、「上司①」としましょう)に、私がADHD「かもしれない」ということを打ち明けました。

 

きっかけは、その日の大きなやらかしです。

水曜日の夕方、他の上司の取引先の方から、あるモノを送ってほしいとメールで頼まれました。

その上司は出張中なので、木曜日に私が対応することになりました。

しかし、メールのフラグ立てすら忘れ、当日中の発送ができませんでした。

メールの返信も取引先へしていないので、夕方、取引先から「依頼のメール届いてますか?」と電話がありました。

そこでようやく思い出しました。

しかも、いろいろな不注意が重なって、そのモノの在庫がないと思いこんで、あっちにいったりこっちにいったり無駄なことをしてしまいました。

それで上司①に大きな声で注意され、心の中の何かが折れたわけです。

 

私と上司①の2人だけになったときを見計らい、

・自分が他人より忘れ物やミスが多いこと

ADHDという障害かもしれないということ

・私はそれを自覚していて、自分なりのやり方を模索している途中であること

……を打ち明けました。

 

上司①には「いや、今まで普通に見えた」と返されました。

ショックではありませんでした。

上司①は、私のアパートの部屋の汚さや、出勤前やプライベートでのやらかしを知らないので、「しかたない」と思いました。

それに、実際、会社の私の机はある程度片付いています。

(入社当時は悲惨でしたが……)

 

ただ、この上司①は定年近い方なのですが、社内ではもっとも私のことを分かってくれています。

「お前はまだ『何もできない』のに、できるできるとハードルを高くしてやるから、失敗したとき、そうやって落ち込むんだ」

と、できない自分を理解してくれた唯一の方です。

今回の話でも、

「一度に多くのことをしようとするからダメなんじゃないか? 1つ1つ、ゆっくり徐々にやっていけばいいんだよ」

と、アドバイスしてくれました。

私はすでに営業に配属されて数字も持っています。

新卒といえど、早く結果を出さなければならない立場にいる私に、こういう言葉をかけてくれて、少し心の荷が軽くなりました。

 

言葉足らずだったので、次の日、また上司①とお話しました。

私が他人よりミスと忘れ物が多いことを話したとはいえ、それを免罪符にはしたくない、ということです。

もっとも、上司①はそんなことを微塵にも思ってなかったようですが……。

自分:「もし私がミスをしていて、私がそれに気づかないようでしたら、これまでと変わらず怒ってください」

上司①:「怒るよw」

 

会社の方たちは皆良い人たちですが、それでも上司①がいなかったら、もっと辛かったかもしれません。

恩返し(?)をするためにも、少しずつ課題をクリアしていきたいです!

 

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私を妨害するもの

ブログ更新を不定期にしようかと思っている今日この頃です。

今日は書きたいことがハッキリしているので、寝落ちする前に書き終えられると思います。

私の周りにある「道具」と、タスクの遂行率(と呼べばいいのかな?)に関する考えごとです。

 

最近、「家事などのやるべきことを確実に片付けるには、そのタスクで使う道具にこだわるといい」と思うのです。

「私自身」のやる気などたかがしれてるので、せめて作業したくなるような……あるいは作業がスムーズに行くような「環境」を作ればいいのだと思うようになりました。

 

きっかけは米とぎです。

この時期は冷たい水に触れるのが嫌で、よく先延ばししていました。

が、泡立て器でとぐようにしたら、米とぎが苦ではなくなりました。

(本当は良くないみたいですね、泡立て器での米とぎ。)

 

次は、皿洗いです。

同じく冷たい水が嫌で、しかも100均のふきんはあまり水分をとってくれないこともあり、嫌いな家事No. 1でした。

でも、お湯を惜しみなく出すようにして、ふきんも某イオンで吸水性の高いものに買い換えてみました。

すると、皿洗いも少し苦でなくなりました。

 

この変化にハマって、もう最近はいろんなものを買っています。

髪を乾かすのを速くしたいから、ドライヤーを買い換えたり。

夜更かししないように、あるいは早く寝たくなるように、枕をホテル仕様(自称)のフワッフワしたものに買い換えたり。

(でもそれで寝坊しました。)

キッチンから一度で配膳できるようにお盆を買ったり。

 

いずれは、泡立ちと水切りの良いスポンジを買ったり、弁当作りを楽しめるように弁当箱を新調してスープマグにも手を出したいと思っています。

 

とにかく「性能のいい道具」に頼りきりになるのです。

吸水力のないふきんで延々と皿を拭くのは苦痛ですから。

私は、一人暮らしを始めるときにお金がまったくなくて、ありとあらゆるものを100均で揃えていました。

「いずれ買い換える時がくるのだろう」とは考えていたのですが、家事の遂行という課題に直面しました。

そのせいか、身の回りの道具をアップグレードするタイミングが思ったよりも早くやってきました。

昔から100均に頼りっぱなしだった私からすると、100均から離れることに寂しく思うと同時に、ちゃんとしたモノを買うほどの金銭的余裕が出てきたのが感じられて誇らしくもあります。

 

……私の100均の思い出話はどうでもいいとして。

あとは光熱費の問題です。

これは私のスタンスなので共感する方は少ないかもしれませんが、光熱費だけは惜しまずに遣っています。

ガス代を惜しんで冷水で皿を洗ったり、電気代を惜しんで寒い部屋の中で早起きをしたりするのは、「皿を洗う」「早起き」するという、タスクそのものだけでなく「水が冷たい」「部屋が寒い」という環境もストレスの原因になるのだと思います。

 

タスク管理ができないからTaskChuteやGTDを使う。

家計簿をアナログでつけるのが面倒だからアプリを使う。

……などなど、自分が苦手とすることは「デジタル」に頼る、というのは今まで意識していました。

でも、非デジタルな「道具」や「環境」

 まではこだわっていませんでした。

ちょっと活路が見えたここ数日でした。

 

歌い初め

新年早々、ヒトカラに行ってきました。

今回はストレス発散に重きを置きました。

 

実家で楽しい年越しが終わり、ワクワクしてアパートに戻り、年賀状を確認してみると……。

期待してた人からは年賀状は来てませんでした。

三が日を1日残した状態で悲しがるのは早計かもしれませんが、これでだいぶヘコむ程度には豆腐メンタルなのです。

「こんなときには歌うしかない」と思って、3時間歌ってきました。

酒に酔って浮かれきった人でいっぱいになっていたカラオケ屋のなかを、ぼっちで無表情でかき分けて行きました。

 

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ストレス発散なので、テクニックの練習はしませんでした。

ノンビブ・抑揚なしの全力モードです。

今回歌った中では、浜崎あゆみさんの曲が体力消耗しやすいと思いました。

今度ストレス発散でヒトカラに来たときは、浜崎あゆみさんの曲を中心に入れてみたいと思います。

それなら2時間でも力尽きるかもしれません。

 

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突っ立って歌っただけなのに、3時間歌い終えたときは、少し息が上がって、横隔膜のあたりが筋肉痛っぽくなりました。

「あースッキリした!」というよりは「やりきった……」という感じです。

 

過食(というほどでもありませんが)でストレス発散をしてしまうことが多いので、こうやってカラオケとか運動とか勉強に昇華したいものです……。

 

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2018年の抱負

あけましておめでとうございます 

ブログをだいぶサボってしまっていましたが、なんとか……また再開してみます……。

 

今日は、2018年の抱負です。

「全般」と「仕事」と「趣味」に分けて目標を立てました。

 

 

全般

「習慣づける」

この一言に尽きます。

ブログにしろ運動にしろ家事にしろ趣味にしろ何にしろ、2017年はことごとく三日坊主だったなあと思ってます。

この基礎的なことができなければ、他も成就しないかもしれないです……。

 

仕事

「自分の営業スタイルを見つける」

4月からは2年目になります。

そろそろ自分の売り方を見つけなければならないなあと思ってます。

 

趣味 - カラオケ

「横隔膜のビブラートを身につける」

学生時代には雲の上の存在だったDAMの95点を、2017年に取ることができました(最高97.7点)

ただ、正直、ちゃんとしたビブラートはできません。

「楽しむ・ストレスを発散する」ことがカラオケの第一の目的であることに変わりはありません。

が、もっと褒められる歌声を持ちたいものです。

 

趣味 - みのりん

「もっとライブに行く」

2017年はライブ初参戦ができたものの、Take the Offensiveの1公演のみに終わりました。

営業という仕事をしている以上、なかなか休みは取りにくいですが、なんとか都合をつけて参加率を上げたいです。

 

 

……あとは、「ADHDか否かの診断を受ける」というのも、2018年の重要な課題ですね。

みのりんのライブ参加よりもハードルが高いですが、大事なことであるので……。

 

ということで2018年もがんばります!

 

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TaskChute Cloud!!

はてなブログさんから「1ヶ月記事を書いていませんね」とお便りを貰ってしまいました。

はい、書きます。

 

 

仕事の話になってしまいますが、最近、いよいよ仕事量に対して自分のキャパシティが追いつかなくなってきました。

 

自頭力もスケジュール管理能力もある上司からいろいろ指摘を受ける日々が続いています。

「突然他の仕事が出てきてもいいように、1日の中にフリータイムを確実に設けたほうがいいよ」

「そのためには、自分がそれぞれの仕事にどのくらい時間をかけているのか、把握する必要がある」

……うん、ごもっとも。

「今のままだったら、月曜日になっても『やるべきことがおわりませんでした』と報告することになってしまうよ」

……その通り。

 

ただ、時間を把握しようとしたことはありました。

pebbleのストップウォッチを使って時間を計っていました。

でも、電話応対をしたり受注作業が入ってくるとストップウォッチのことをすっかり忘れてしまうのです。

で、ふとpebbleを見ると1時間以上カウントされていたり。

なかなか習慣づきませんでした。

 

そこで、ずっと迷っていた「TaskChute Cloud」を使ってみることにしました。

 

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こうして1日を区切るだけでも「なんかいけそうかも」と思えてしまいます。

 

問題は、やはり「習慣づくかどうか」です。

正直自分ですら自分自身を信頼することができてませんが、とりあえずしばらく試してみます。

  

休日2日目

日曜日です。

結局祖母のところには行かずに休みを満喫しました(申し訳ない)。

 

 

最近オッティを修理に出したので、いろいろ節約することにしました。

まずは、ヒトカラを平日の夜から休日の昼にすることにしました。

さっそく歌いましたよ。

今週は1回もヒトカラに行ってませんでしたから。

 

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DAMの自己記録更新です。

みのりんの曲ではありませんが……。

 

ときどき「ものすごく楽に声が出てる!」と感じているときがありますが、少し時間が経つと、その身体の感覚を忘れてしまいます。

それは、歌っている最中であってもです。

忘れてしまったあとはもう、いろいろ試して模索するしかありません。

とりあえず今日は、肋骨を開くことに意識してみましたw

……すこし答えに近づいたような気がします。

97点に届く日が来るといいなあ。

そのためには、ビブラートや抑揚もなんとかしなければなりませんね。

 

 

あとは、食費を節約してみます。

最近はお昼にコンビニ弁当、夜にカップラーメンとポテチを買う生活が続いていたので、自炊とお弁当作りを再開します。

さて、いつまで続くでしょうか……。

 

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